Современный бизнес невозможен без цифровых технологий: мощные HD видеокамеры и фотоаппараты помогают создать качественную рекламную продукцию, благодаря IP-телефонии, Интернету и сетевым технологиям деловые партнеры/сотрудники имеют возможность обмениваться идеями, обсуждать задачи, заключать сделки и т.д. Одна из последних тенденций – организация бизнес общения посредством видеоконференцсвязи (ВКС). Что это за технология? Давайте разбираться!
Видеоконференцсвязь – это набор сложных технологий, которые предполагают взаимодействие двух и более удаленных абонентов с возможностью обмениваться аудио-, видео-, графической информацией в режиме реального времени, совместно работать над данными. ВКС полностью приближает виртуальное общение к реальному, позволяет проводить семинары, конференции, презентации, тренинги, деловые встречи он-лайн, независимо от расстояния, которое разделяет всех участников мероприятия.
Преимущества от внедрения профессиональной ВКС в бизнесе, в государственных, коммерческих отраслях очевидны – технология экономит время и деньги, гарантирует качество сигнала, изображения, звука, а также защиту и конфиденциальность передаваемых данных (в отличие от бесплатных, непрофессиональных видеочатов, вроде Skype, NetMeeting, OpenH323).
Правила организации видеоконференций
Правильно организованная и проведенная видеоконференцсвязь повышает эффективность сотрудников, формирует положительный имидж компании, помогает заслужить доверие у клиентов и деловых партнеров! Ведь недаром говорят, что «лучше один раз увидеть, чем семь раз услышать».
Но чтобы конференция была результативной, нужно соблюдать несколько простых правил:
- Накануне видеоконференции необходимо продумать «повестку дня», составить список вопросов, которые должны быть рассмотрены во время сеанса видеосвязи, назначить выступающих. Доступ к этой информации необходимо предоставить всем участникам мероприятия до его начала. Такие действия помогут эффективно спланировать ход конференции, определить её продолжительность.
- Важно корректно проинформировать всех участников видеоконференции о том, когда она начнется. Если планируется подключение нескольких городов/стран, находящихся в разных часовых поясах, нужно указать время с учетом временной разницы.
- Рекомендуется подготовить интерактивные материалы, такие как: документы, диаграммы, таблицы. Системы ВКС позволяют демонстрировать графическую информацию в реальном времени так, чтобы её увидели все участники конференции. Такая возможность сделает мероприятие результативным и наглядным.
- Перед сеансом видеоконференцсвязи технические сотрудники должны проверить надлежащую работу оборудования ВКС.
- 5. Во время видеоконференции нельзя забывать о деловой этике. Онлайн совещание должно отличаться от традиционного только в том, что его участники физически не присутствуют в переговорном зале или рабочем кабинете. Но правила делового общения актуальны независимо от места и способа переговоров!
